Planning: online of offline?

Plannen. Hoe goed gaat het jou af? Plan jij ver vooruit of bekijk je de planning per week of misschien zelfs per dag? Leg je afspraken graag vast of hou je juist van flexibiliteit en van last minute afspraken maken? En ga jij voor een online planning of geniet offline, de papieren agenda of takenlijstjes, jouw voorkeur? Wat je voorkeur ook is, een goede planning biedt sowieso structuur en helpt je efficiënt te werken.

Plannen is…

Plannen: ‘(de organisatie van) werkzaamheden voorbereiden; een plan opzetten’ (bron: Van Dale). Een goede planning geeft structuur aan je (werk)week, zorgt ervoor dat je efficiënt je tijd kunt indelen en dus het maximale uit je dag haalt. Tegelijkertijd is het fijn om ‘extra’ tijd te hebben voor een extra opdracht, om achterstallige taken weg te werken of voor een spontane afspraak tussendoor. Voor de een betekent plannen: weten hoe laat je aan het werk gaat en hoe laat je werkdag eindigt. Wat daartussen gebeurt, welke werkzaamheden zich voordoen dat wordt bijvoorbeeld bepaald door klanten of door de waan van de dag. Een ander zweert bij het werken met lijstjes en kan niet zonder structuur, als stok achter de deur voor zichzelf of omdat een collega afhankelijk is van de output waar die weer mee verder kan.

Lijstjes

Lijstjes. Waar de een er van gruwelt kan een ander niet zonder. Tot welk team behoor jij? Het bijhouden van lijstjes biedt structuur aan je (werk)week. Als je inzichtelijk hebt wat je allemaal wilt of ‘moet’ doen, kun je prioriteren en weet je waar je kunt beginnen. Het afstrepen van een activiteit werkt motiverend en geeft een mentale boost! Waak er tegelijkertijd voor dat het geen papieren tijger wordt, dat het je belemmert in je flexibiliteit of dat je lijstje zo lang wordt dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Wees kritisch, wat komt wel en wat niet op je lijstje? En wat heeft prioriteit en wat kan langer wachten?

Plannen, online of offline?

Ik hou van lijstjes en structuur. Daarin is RAET&DAET van meerwaarde richting haar klanten; door het het (online) overzicht te bewaken, een (content) planning op te stellen, content te creëren en in te plannen. Waar nodig trek ik de klant aan haar jasje voor een herinnering of een inhoudelijke voorzet. De content kalender is een handige en goed werkbare online tool om de content planning te bewaken en te beheren. Hoe hou je echter overzicht van de (dagelijkse) werkzaamheden die je wilt uitvoeren voor (verschillende) klanten, voor diverse taken binnen een functie, van je (zakelijke en privé) afspraken en taken die daaruit voortvloeien?

Hou je online alles bij, bijvoorbeeld door het aanmaken van taken in outlook en het gebruik van diezelfde agenda/kalender? Hanteer je een app? Of heb je een papieren to-do lijst op je bureau liggen waar je notities op krabbelt, afspraken noteert en acties vervolgens kunt afstrepen? Een online agenda is handig en te delen met collega’s. Toch geniet offline mede mijn voorkeur. Niets zo fijn als op één A4-tje inzichtelijk hebben wat je nog wilt doen en doorstrepen wat je vandaag al hebt gedaan.

Plannen, tips!

Enkele praktische tips voor het bijhouden en vasthouden aan een voor jou haalbare planning.

  • Gebruik een planner die bij je past. Overweeg of dat online (via agenda of een app) of offline (papieren agenda en notitieboekjes) je voorkeur heeft.
  • Stel prioriteiten. Welke acties (bijvoorbeeld aan de hand van een top 3) wil je echt vandaag af kunnen vinken? Het afstrepen van taken werkt motiverend en geeft een mentale boost!
  • Plan ingewikkelde taken of acties waar je tegenop ziet (en die je dus al een tijdje hebt uitgesteld) op een moment dat je het meest productief bent. Voor de een is dat de ochtend, voor de ander de middag of juist in de avonduren.
  • Probeer een tijdsplanning te maken bij de acties die je noteert; hoeveel tijd schat je ongeveer in om nodig te hebben per taak. Ook hier geldt, hou het reëel en voldoende tijd over voor pauze.
  • Hou je planning reëel. Teveel opschrijven kan averechts en contra productief werken. Soms is een actie al uitgevoerd voordat je hem opgeschreven hebt.
  • Begin niet te ambitieus. Als je meteen begint met een (te) strakke dagplanning en die vervolgens niet behaalt, loop je als het ware meteen achter de feiten aan. Smeer je acties uit over de week of zelfs maand en stel tijdig bij als dat nodig is (en dat kan natuurlijk ook in positieve zin zijn!).
  • Behoud je flexibiliteit. Plan je dagen en weken op voorhand niet zó vol dat er geen ruimte meer is voor ad hoc werkzaamheden en voor spontane (en leuke) acties. Soms is juist spontaan even koffie drinken met die ene medewerker of met een collega ondernemer zinvol en gewoon gezellig.
  • Dan hebben we het nog niet eens zozeer gehad over de verdeling van je werk en privé taken. Een dag heeft (maar) 24 uur. Taken bijhouden en af kunnen strepen is één, voldoende tijd overhouden voor privé is twee. Reserveer dus ook voldoende tijd voor quality time.

Zoals gezegd, RAET&DAET houdt van lijstjes en structuur. Ik ben dan ook best wel een tijdje op zoek geweest naar hoe mijn planning vorm te geven, hoe te visualiseren. Daarbij niet echt geholpen door het feit dat zo’n planner er dan ook nog ‘gezellig’ uit zou moeten zien. Dat lijkt, in mijn geval, te helpen bij het noteren en uitvoeren van je acties en op een bepaalde manier bij te dragen aan mijn werkplezier;-) Herkenbaar? RAET&DAET gebruikt naast de outlook kalender, een papieren agenda (detail: € 4,95 bij de Action), van een vriendin heb ik een gezellig uitziend notitie schrift ontvangen en afgelopen week heb ik een praktisch uitziende, en strak vormgegeven, planner aangeschaft. Eens kijken of en hoe deze hulpmiddelen mij nog gestructureerder kunnen laten werken.

Heb jij inhoudelijk een tip voor een goede planning? Ga je voor online of offline? Gebruik je een makkelijke planning tool? Of word je ook blij van een mooi notitieschrift? We lezen het graag!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*